Qué es una puesta al día de QuickBooks y cómo saber si la necesitas

Qué significa el término

Una puesta al día lleva un conjunto de libros de «aquí hay datos» a «estos números son correctos y puedo confiar en ellos». No es captura de datos. La mayor parte del trabajo es decidir qué fueron realmente las transacciones ya registradas, corregir las que estaban mal, y comprobar el resultado contra el banco.

Ponerse al corriente es el trabajo relacionado: los libros no están mal, simplemente se detuvieron hace varios meses. Los dos suelen llegar juntos.

Siete señales de que la necesitas

• El saldo bancario en QuickBooks no coincide con tu banco. La señal más directa que existe.
• «Uncategorized Expenses» o «Ask My Accountant» tienen saldo real. Eso son estacionamientos, no cuentas.
• Los fondos no depositados siguen creciendo. Deberían vaciarse cada vez que un depósito entra. Un saldo que crece casi siempre significa ingresos contados dos veces.
• Tu estado de resultados muestra pérdida en un mes que sabes que fue bueno — o al revés.
• Las cuentas por cobrar listan facturas que sabes que te pagaron. Los pagos se registraron como depósitos en vez de aplicarse a la factura.
• Los retiros del dueño y los gastos del negocio están mezclados. Común, arreglable, y vale la pena arreglarlo: mezclar fondos también es la forma más común en que una LLC de un solo miembro debilita su propia protección de responsabilidad.
• Quien prepara tus impuestos te pidió algo que no pudiste entregar. Suele ser el momento en que la gente descubre el problema.

En qué consiste el trabajo

Más o menos en este orden, porque cada paso depende del anterior:

• Acordar el período. Hasta dónde hacia atrás, y dónde está el último cierre confiable. Toda puesta al día necesita una línea de salida.
• Conciliar cada cuenta, mes por mes. Banco, tarjeta, préstamo, procesador de pagos. No el mes más reciente: todos los meses del período, en orden.
• Vaciar las cuentas de paso. Sin clasificar, fondos no depositados, «Ask My Accountant» y cualquier cuenta transitoria.
• Arreglar el catálogo de cuentas. Fusionar duplicados, retirar cuentas que nadie usa, y hacer que las categorías coincidan con cómo piensas el negocio.
• Separar la actividad del dueño de la del negocio. Los retiros y aportes son patrimonio, no ingreso ni gasto.
• Ordenar cuentas por cobrar y por pagar para que los informes de antigüedad sean ciertos.
• Cerrar el período y dejar por escrito lo que se supuso. Esto último importa más de lo que parece: una puesta al día que nadie documentó es una puesta al día que alguien va a repetir.

Por qué se cotiza aparte, siempre

Una puesta al día es finita y un servicio mensual no lo es. Meterla dentro de la tarifa mensual significa una de dos cosas: el precio mensual queda inflado para siempre pagando un trabajo único, o la puesta al día se comprime hasta que quepa. Faro cotiza los proyectos aparte, una sola vez, antes de empezar.

Nadie puede cotizar una puesta al día con precisión sin mirar primero. Quien te dé un precio firme sin ver el archivo está adivinando, y la adivinanza se resolverá a favor de esa persona o de ti — ninguna de las dos es buena forma de empezar.

Cómo se ve cuando está bien terminada

Todas las cuentas conciliadas hasta la fecha de cierre. Cuentas de paso en cero. Un estado de resultados que reconoces como tu negocio. Un balance que cuadra por razones que puedes explicar. Y una nota escrita de cada supuesto que se hizo por el camino, para que la próxima persona — incluido tú mismo en el futuro — pueda ver el razonamiento.

Mira cómo funciona la puesta al día