Todo lo que se pregunta antes de contratar a alguien que lleve tus libros

Unos treinta minutos, por teléfono o video. Hablamos de lo que hace tu negocio, cuántas transacciones manejas en un mes normal, cuántas cuentas de banco y tarjeta hay de por medio y cómo están tus libros hoy. Recibes una lectura honesta de lo que necesitas, y yo te envío una cotización por escrito en dos días hábiles. Sin costo y sin compromiso.

Normalmente dentro de una semana después de firmar la carta de compromiso. Si tus libros necesitan limpieza primero, ese proyecto toma de una a cuatro semanas según qué tan atrás lleguen los vacíos, y el servicio mensual empieza cuando la base está limpia.

Acceso de contabilidad a tu archivo de QuickBooks Online (o permiso para crearlo), acceso de solo lectura a tus conexiones de banco y tarjeta, y una conversación corta sobre cualquier cosa fuera de lo común en cómo funciona tu negocio. De verdad eso es casi todo.

No. El trabajo se hace de forma remota y segura, así que puedo atender a un negocio en cualquier parte de Estados Unidos. Rhode Island es donde estoy y donde puedo reunirme en persona si eso te importa.

Conciliar significa comparar tus registros contables con los estados de cuenta reales del banco y de las tarjetas, línea por línea, hasta que coincidan exactamente. Es el control que detecta cobros duplicados, depósitos faltantes, errores del banco y transacciones no autorizadas. Unos libros que nunca se han conciliado no son libros verificados, por más ordenados que se vean.

Es la lista de categorías en las que se clasifica tu dinero: cuentas de ingreso, de gasto, activos, pasivos y capital. Armado para tu industria, hace que tu estado de resultados responda preguntas reales. Mal armado, todo termina en una categoría de Varios que no te dice nada.

La base de efectivo registra el ingreso cuando entra el dinero y el gasto cuando sale. La base devengada los registra cuando se ganan o se incurren, sin importar cuándo se mueve el efectivo. La mayoría de los negocios pequeños de servicio usan base de efectivo; los negocios con inventario o con cuentas por cobrar importantes pueden estar obligados a usar base devengada. Lo decidimos juntos al inicio, lo documentamos y mantenemos la consistencia.

Probablemente, y de eso se trata. Gastos personales en la cuenta del negocio, el mismo proveedor clasificado de tres formas distintas, depósitos registrados dos veces, equipo cargado a gasto cuando debía capitalizarse. Nada de eso es un juicio sobre ti. Es un punto de partida normal y se corrige una vez.

QuickBooks Online. Es lo que la mayoría de los CPA, prestamistas y preparadores de impuestos en Estados Unidos esperan recibir, lo que hace tu fin de año más simple y tus solicitudes de préstamo más rápidas. Si ya estás en Xero y estás contento, dímelo en la llamada y hablamos de si vale la pena moverse.

No. La preparación pagada de declaraciones federales requiere un número PTIN del IRS, que todavía no tengo, y no lo voy a hacer hasta tenerlo. Lo que sí hago es entregarle a tu preparador un archivo limpio y conciliado que hace su trabajo más rápido y normalmente más barato.

No, y no voy a dar a entender lo contrario. Quien lleva la contabilidad (bookkeeper) mantiene tus registros del día a día. Un CPA tiene licencia estatal y puede hacer auditorías, emitir opiniones y representarte ante el IRS. Son trabajos distintos. La mayoría de los negocios necesita contabilidad todos los meses y un CPA una vez al año.

No. La representación ante el IRS requiere un Agente Inscrito (Enrolled Agent), un CPA o un abogado. Lo que sí puedo hacer es darle a tu representante registros organizados y documentación de respaldo, que muchas veces es lo más útil que alguien puede aportar en esa situación.

No internamente. La nómina tiene fechas límite de depósito de impuestos y obligaciones de presentación con multas reales, y le corresponde a un proveedor especializado. Te ayudo a escoger uno y registro la nómina correctamente en tus libros una vez que corre.

No. El consejo de planificación fiscal le corresponde a un CPA o a un Agente Inscrito, y el consejo de inversiones normalmente exige registro como asesor de inversiones. Lo que sí puedo hacer es explicarte qué dicen tus propios números, que es otra cosa y muchas veces es justo lo que querías.

Una sola tarifa mensual fija, cobrada por transferencia ACH automática el mismo día de cada mes. Sin cobro por hora, sin cargo por transacción y sin factura que tengas que perseguir. Cada plan incluye una cantidad de transacciones al mes; si te pasas dos meses seguidos te aviso primero y te movemos al plan que corresponde, en vez de cobrarte el excedente.

Hay una carta de compromiso por escrito que define alcance, precio y condiciones para ambas partes, lo cual te protege tanto como a mí. No hay plazo mínimo. 30 días de aviso por escrito terminan el servicio.

Son tuyos. Tu suscripción de QuickBooks Online está a tu nombre, no al mío, y yo simplemente quito mi acceso. Recibes un archivo conciliado y un resumen escrito de cómo quedó todo. Nadie que lleve tus libros debería retenerlos como palanca.

Pregúntalo en la llamada. Prefiero hablarlo abiertamente que anunciar un descuento llamativo que en el fondo asume un compromiso más largo.

Sí. Las llamadas, los correos, las explicaciones y tu resumen mensual pueden ser todos en español. Una aclaración importante: la interfaz de QuickBooks Online en Estados Unidos está en inglés, y eso nadie puede cambiarlo. Lo bilingüe es cada conversación que tengas conmigo y cada explicación que recibas.

Sí, y es un enfoque deliberado. Registros en varias monedas, documentación que llega en español, y propiedad o ingresos de los dos lados. Ten en cuenta que la declaración de impuestos en un caso transfronterizo le corresponde a un CPA o Agente Inscrito con esa experiencia, y te lo digo de frente en lugar de tomar trabajo que no debo.

La práctica está armada para no depender de un lugar, y es posible que me mude dentro de Estados Unidos en los próximos años. Tu servicio no cambiaría, y te enterarías con bastante anticipación en lugar de descubrirlo.