Todo lo que se pregunta antes de contratar a un contable

Unos treinta minutos, por teléfono o video. Hablamos de lo que hace su negocio, cuántas transacciones maneja en un mes normal, cuántas cuentas de banco y tarjeta hay de por medio y cómo están sus libros hoy. Usted recibe una lectura honesta de lo que necesita, y yo le envío una cotización por escrito en dos días hábiles. Sin costo y sin compromiso.

Normalmente dentro de una semana después de firmar la carta de compromiso. Si sus libros necesitan limpieza primero, ese proyecto toma de una a cuatro semanas según qué tan atrás lleguen los vacíos, y el servicio mensual empieza cuando la base está limpia.

No. El trabajo se hace de forma remota y segura, así que puedo atender a un negocio en cualquier parte de Estados Unidos. Rhode Island es donde estoy y donde puedo reunirme en persona si eso le importa.

Conciliar significa comparar sus registros contables con los estados de cuenta reales del banco y de las tarjetas, línea por línea, hasta que coincidan exactamente. Es el control que detecta cobros duplicados, depósitos faltantes, errores del banco y transacciones no autorizadas. Unos libros que nunca se han conciliado no son libros verificados, por más ordenados que se vean.

Es la lista de categorías en las que se clasifica su dinero: cuentas de ingreso, de gasto, activos, pasivos y capital. Armado para su industria, hace que su estado de resultados responda preguntas reales. Mal armado, todo termina en una categoría de Varios que no le dice nada.

La base de efectivo registra el ingreso cuando entra el dinero y el gasto cuando sale. La base devengada los registra cuando se ganan o se incurren, sin importar cuándo se mueve el efectivo. La mayoría de los negocios pequeños de servicio usan base de efectivo; los negocios con inventario o con cuentas por cobrar importantes pueden estar obligados a usar base devengada. Lo decidimos juntos al inicio, lo documentamos y mantenemos la consistencia.

Probablemente, y de eso se trata. Gastos personales en la cuenta del negocio, el mismo proveedor clasificado de tres formas distintas, depósitos registrados dos veces, equipo cargado a gasto cuando debía capitalizarse. Nada de eso es un juicio sobre usted. Es un punto de partida normal y se corrige una vez.

No. La preparación pagada de declaraciones federales requiere un número PTIN del IRS, que todavía no tengo, y no lo voy a hacer hasta tenerlo. Lo que sí hago es entregarle a su preparador un archivo limpio y conciliado que hace su trabajo más rápido y normalmente más barato.

No, y no voy a dar a entender lo contrario. Un contable (bookkeeper) mantiene sus registros del día a día. Un CPA tiene licencia estatal y puede hacer auditorías, emitir opiniones y representarlo ante el IRS. Son trabajos distintos. La mayoría de los negocios necesita un contable todos los meses y un CPA una vez al año.

No. La representación ante el IRS requiere un Agente Inscrito, un CPA o un abogado. Lo que sí puedo hacer es darle a su representante registros organizados y documentación de respaldo, que muchas veces es lo más útil que alguien puede aportar en esa situación.

No internamente. La nómina tiene fechas límite de depósito de impuestos y obligaciones de presentación con multas reales, y le corresponde a un proveedor especializado. Le ayudo a escoger uno y registro la nómina correctamente en sus libros una vez que corre.

Una sola tarifa mensual fija, cobrada por transferencia ACH automática el mismo día de cada mes. Sin cobro por hora, sin cargo por transacción y sin factura que usted tenga que perseguir.

Hay una carta de compromiso por escrito que define alcance, precio y condiciones para ambas partes, lo cual lo protege a usted tanto como a mí. No hay plazo mínimo. Treinta días de aviso por escrito terminan el servicio.

Son suyos. Su suscripción de QuickBooks Online está a su nombre, no al mío, y yo simplemente quito mi acceso. Recibe un archivo conciliado y un resumen escrito de cómo quedó todo. Ningún contable debería retener sus registros como palanca.

Sí. Las llamadas, los correos, las explicaciones y su resumen mensual pueden ser todos en español. Una aclaración importante: la interfaz de QuickBooks Online en Estados Unidos está en inglés, y ningún contable puede cambiar eso. Lo bilingüe es cada conversación que tenga conmigo y cada explicación que reciba.

Sí, y es un enfoque deliberado. Registros en varias monedas, documentación que llega en español, y propiedad o ingresos de los dos lados. Tenga en cuenta que la declaración de impuestos en un caso transfronterizo le corresponde a un CPA o Agente Inscrito con esa experiencia, y se lo digo de frente en lugar de tomar trabajo que no debo.