Reparación o mejora en una propiedad de alquiler

Por qué esta sola pregunta causa tantos problemas

Gasta $6,000 en un alquiler. Si es una reparación, por lo general reduce el ingreso de alquiler de este año. Si es una mejora, se suma a la base de la propiedad y se recupera a lo largo de 27.5 años para propiedad residencial de alquiler bajo MACRS. El mismo cheque, el mismo año, libros muy distintos.

Como la diferencia es grande y la línea es genuinamente borrosa, este es el lugar donde más se equivoca la contabilidad de alquileres — y suele equivocarse en silencio, una transacción a la vez, hasta que alguien revisa tres años de golpe.

El marco que usa el IRS

Las reglas que gobiernan esto son las regulaciones de propiedad tangible, Treas. Reg. § 1.263(a)-3. En términos generales, un monto debe capitalizarse si resulta en una mejora sustancial (betterment), una restauración (restoration), o una adaptación (adaptation) de la propiedad a un uso nuevo o distinto — la prueba «BRA».

Betterment — corrige un defecto que ya existía cuando la compraste, añade materialmente a la propiedad, o aumenta materialmente su capacidad, resistencia o calidad.

Restoration — reemplaza un componente mayor, la reconstruye a estado casi nuevo después del fin de su vida útil, o la devuelve a condición operativa tras haberse deteriorado hasta ser inservible.

Adaptation — la destina a un uso para el que no estaba originalmente pensada.

Si no aplica ninguna de las tres, por lo general es un gasto deducible de reparación o mantenimiento.

La versión de todos los días

Pregúntate: ¿esto mantuvo la propiedad en la condición en que ya estaba, o la hizo mejor, más grande o distinta?

• Normalmente reparación: parchar una gotera, repintar, arreglar una llave, reemplazar un vidrio roto, dar servicio a la calefacción, destapar un desagüe.
• Normalmente mejora: un techo nuevo, remodelar la cocina, reemplazar el sistema de climatización, añadir un baño, cambiar todas las ventanas, convertir un sótano en una unidad.

La palabra que hace el trabajo en cada ejemplo es normalmente. Cambiar una ventana no es lo mismo que cambiarlas todas, y a las regulaciones eso sí les importa.

Tres «safe harbors» que conviene saber que existen

Son elecciones con condiciones, y si calificas es una pregunta para quien prepare tu declaración. Saber que existen es lo que evita que capitalices cosas que no tenías que capitalizar.

• De minimis safe harbor — Treas. Reg. § 1.263(a)-1(f). Permite gastar artículos por debajo de un umbral por artículo o por factura. El umbral es más alto para contribuyentes con estado financiero aplicable (AFS) que para los que no lo tienen. Confirma la cifra vigente con quien prepara tus impuestos — estos números los fija la regulación y sí cambian.
• Safe harbor para contribuyentes pequeños — § 1.263(a)-3(h). Una elección anual para edificios por debajo de un tope de base, limitada al menor de una cifra en dólares o un porcentaje de la base no ajustada.
• Routine maintenance safe harbor — § 1.263(a)-3(i). Cubre trabajo recurrente que razonablemente esperas repetir más de una vez en un período definido.

Qué significa esto para cómo se llevan los libros

El trabajo contable no es decidir tu posición fiscal. Es hacer que la decisión sea posible, y que se pueda defender tres años después. En la práctica:

• Lleva el seguimiento por propiedad, no todo junto. Clases o ubicaciones en QuickBooks Online, para que cada propiedad tenga su propio estado de resultados. Sin eso no se puede aplicar ninguna de las pruebas de arriba: son propiedad por propiedad.
• Cuentas separadas para reparaciones y para mejoras capitalizadas, para que la conversación de fin de año empiece con dos listas y no con una.
• Guarda la factura y anota qué se hizo realmente. «Techo — $6,000» no lo puede clasificar nadie. «Parchada gotera sobre la recámara trasera, 40 pies cuadrados, resto del techo en buen estado» sí.
• Registra las dudosas como preguntas, no como respuestas. Márcalas para quien prepara tus impuestos en vez de elegir un lado en silencio.
• No restes las reparaciones del alquiler cobrado. Renta bruta que entra, gastos que salen, siempre.

El límite honesto

Todo lo anterior es cómo se registran y respaldan las transacciones. Si un gasto específico es deducible en tu declaración, y si calificas para alguno de los safe harbors, es una determinación fiscal. Faro no prepara declaraciones y no da asesoría fiscal — preparar declaraciones federales por un pago requiere un PTIN del IRS, y representar ante el IRS requiere un Agente Inscrito (Enrolled Agent), un CPA o un abogado. Lo que Faro hace es entregar libros donde la pregunta se puede responder rápido y sustentar si alguien la cuestiona. La Publicación 527 del IRS es el punto de partida si quieres leer las reglas tú mismo.

Cómo maneja Faro las carteras de alquiler